CORSO GRATUITO ADDETTO SEGRETERIA ON LINE SINCRONO

Competenze che verranno acquisite

La segreteria aziendale/accoglienza clienti come fulcro di coordinamento del sistema azienda: il contesto lavorativo e le relazioni interpersonali, le attività di front-office e back-office, gli strumenti di lavoro. Il corso è orientato alla conoscenza dell'ambito lavorativo, alla gestione delle relazioni e della comunicazione con colleghi e clienti, vengono inoltre fornite indicazioni basilari su strumenti e tecniche per l'organizzazione del tempo e del lavoro e la gestione in autonomia delle mansioni più comuni.

Il corso si basa su una visione dell'azienda/organizzazione e dell'attività "client-oriented", ovvero dove il cliente è visto come fulcro delle attività svolte dall'azienda stessa che quindi mirano alla sua soddisfazione, al sapersi rapportare con lui (comunicazione e ascolto), e al saper offrire un servizio personalizzato, laddove per cliente si comprende sia il cliente interno (collaboratore) sia esterno (acquirente/potenziale acquirente). L'attività segretariale e di accoglienza è vista come attività di supporto, coordinamento ed interfaccia tra le funzioni aziendali e quindi vengono illustrati come possono essere strutturati ed organizzati i principali modelli aziendali; sono fornite nozioni sui più comuni metodi di gestione e organizzazione del tempo e del lavoro così come su tecniche di problem solving; sono date nozioni di informatica di base compresi l’uso di strumenti quali internet, gmail e google calendar, applicazioni per videoconferenze. Una particolarità è l'introduzione dell'argomento di capacità di analisi degli annunci di lavoro e la creazione del CV e della lettera di presentazione per saper mettere in luce capacità professionali e risultati lavorativi.

Figura professionale in uscita

Addetto alla segreteria e Receptionist

Il programma in breve

• La figura professionale del Segretario/a amministrativo
• La comunicazione
• La comunicazione telefonica 
• La comunicazione scritta 
• La gestione e organizzazione del tempo 
• La gestione del front office, l’accoglienza 
• La gestione del back office 
• Informatica di base

Il programma nel dettaglio

L’azienda come organizzazione:

• L’organigramma
• La politica aziendale e gli obiettivi, mission e vision
• I processi aziendali fondamentali
• La gestione delle risorse
• La realizzazione del prodotto/servizio
• L’orientamento al cliente
• Customer Satisfiction

La figura professionale dell’addetto alla segreteria:

• La segreteria nel contesto aziendale, soft skill e relazioni
• Il supporto organizzativo
• Il gruppo di lavoro
• I 12 consigli per essere più produttivi

L’organizzazione delle attività – Problem solving e gestione del tempo:

• Il ciclo PDCA
• L’analisi delle attività, Kipling
• I 5 perché
• La tecnica A3
• Gantt e To do list
• La definizione delle priorità
• Mappe concettuali e diagrammi di flusso

La comunicazione:

• I 5 assiomi della comunicazione
• I 6 doveri della comunicazione
• La comunicazione a una e due vie
• Lo stile comunicativo
• I canali di comunicazione
• La comunicazione assertiva
• L’ascolto
• Il litigio
• Strutturare un discorso o una presentazione
• Il CV e la lettera di accompagnamento

Il front-office come punto di incontro tra cliente e azienda:

• Le qualità professionali e umane
• La cura di sé e il dressing code
• La telefonata e la posta elettronica
• Orientamento al cliente e la soddisfazione del bisogno
• Le componenti della qualità del servizio
• La cura dell’ambiente, il guest service
• L’importanza dei primi minuti
• Prenotazioni, accoglienza (check-in), servizio, uscita (check-out)
• I sette peccati del servizio
• La gestione del reclamo
• La reazione agli imprevisti

La gestione amministrativa e il back office:

• Posta, email, telefonate, agenda (appuntamenti e riunioni)
• La documentazione aziendale: creazione, redazione, compilazione, gestione e archivio
• La registrazione dei dati
• Il supporto organizzativo
• Privacy e riservatezza

Informatica di base:

• Internet e le ricerche
• Le teleconferenze
• Google calendar e la posta elettronica con gmail
• Le password
• Il pc: uso della tastiera e comandi veloci, i programmi principali
• Creazione e archiviazione dei documenti su pc
• I documenti in formato elettronico, lettere tabelle e grafici con word ed excel
• Creazione di una presentazione su power point, le diapositive e l’inserimento delle immagini