CORSO GRATUITO ADDETTO SEGRETERIA D'AZIENDA ON LINE SINCRONO

Competenze che verranno acquisite

"Il corso intende fornire le competenze generali per svolgere la mansione di Segretario/a amministrativo/a. Il corso si soffermerà con particolare attenzione gli aspetti relazionali e comunicativi della professione. Le tematiche riguarderanno la comunicazione verbale,, la comunicazione telefonica e scritta, l’aspetto relazionale, la gestione/organizzazione del tempo, la gestione amministrativa

Figura professionale in uscita

Segretaria d’Azienda in front e back office e/o Receptionist.

Il programma nel dettaglio

• La figura professionale del Segretario/a amministrativo

  ● Presentazione del corso

  ● La segretaria nel contesto aziendale e le competenze tecniche e trasversali.

  ● Competenze sociali, assertività, interazione, collaborazione, empatia, discrezione e fiducia

  ● La segretaria amministrativa, commerciale, di studio legale, di studio medico, di direzione

  ● Elementi di organizzazione aziendale e il rapporto con le diverse figure presenti in azienda

  ● Esercitazioni

  La comunicazione

  ● Introduzione generale

  ● Principi di comunicazione

  ● Comunicazione a una e due vie

  ● Gli assiomi della comunicazione

  ● La comunicazione verbale, paraverbale e non verbale

  ● Come vengono recepite le informazioni

  ● Le motivazioni del comportamento

  ● La comunicazione efficace

  ● L’ascolto attivo

  ● Conoscere e comprendere l’interlocutore

  ● Differenza tra comunicare e informare

  ● L’importanza del contesto della comunicazione

  La comunicazione telefonica

  ● Il telefono: vantaggi e svantaggi

  ● Le fasi della telefonata

  ● La gestione del cliente/utente al telefono

  ● La gestione delle obiezioni e dei reclami

  ● La gestione dei contatti e degli appuntamenti al telefono

  ● Le frasi efficaci

  ● Simulazioni ed esercitazioni pratiche

  La comunicazione scritta

  ● I principali strumenti di comunicazione scritta

  ● La comunicazione scritta interna (mail, lettere)

  ● Simulazioni ed esercitazioni pratiche

  La gestione e organizzazione del tempo

  ● Pianificazione attività (to do list)

  ● Definire le priorità con la matrice di Eisenhower

  ● Definire le priorità con Pareto

  ● La negoziazione del tempo

  ● Simulazioni ed esercitazioni pratiche

  La gestione del front office, la reception

  ● Accogliere le persone nella struttura

  ● Rispondere alle richieste dell'utenza

  ● Gestire le telefonate in ingresso e inoltrarle ai destinatari

  ● Accompagnare gli utenti verso le destinazioni interne alla struttura

  ● Gestire la posta in entrata e in uscita

  ● Fatture e DDT

  ● Organizzare e archiviare documenti

  ● Fissare appuntamenti e riunioni

  ● Svolgere funzioni amministrative

  ● Esercitazioni

  La gestione del back office, la segretaria

  ● Le attività di segreteria ordinaria

  ● Gestione e smistamento delle chiamate in entrata e della corrispondenza cartacea e via web

  ● Attività amministrative e gestione documentale

  ● Redazione di lettere, documenti, relazioni, presentazioni

  ● Archiviazione di pratiche, documenti

  ● Accoglienza di ospiti e clienti

  ● Organizzazione dell'agenda per appuntamenti, visite, riunioni e incontri

  ● Pianificazione di viaggi di lavoro

  ● Supporto organizzativo nel lavoro di ufficio

  ● Simulazioni ed esercitazioni pratiche