CORSO GRATUITO ADDETTO SEGRETERIA D'AZIENDA ON LINE SINCRONO
Destinatari
Candidati a missione di lavoro in somministrazione (sia occupati che disoccupati) iscritti e selezionati da una ApL.
Competenze che verranno acquisite
"Il corso intende fornire le competenze generali per svolgere la mansione di Segretario/a amministrativo/a. Il corso si soffermerà con particolare attenzione gli aspetti relazionali e comunicativi della professione. Le tematiche riguarderanno la comunicazione verbale,, la comunicazione telefonica e scritta, l’aspetto relazionale, la gestione/organizzazione del tempo, la gestione amministrativa
Figura professionale in uscita
Segretaria d’Azienda in front e back office e/o Receptionist.
Il programma nel dettaglio
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La figura professionale del Segretario/a amministrativo
● Presentazione del corso
● La segretaria nel contesto aziendale e le competenze tecniche e trasversali.
● Competenze sociali, assertività, interazione, collaborazione, empatia, discrezione e fiducia
● La segretaria amministrativa, commerciale, di studio legale, di studio medico, di direzione
● Elementi di organizzazione aziendale e il rapporto con le diverse figure presenti in azienda
● Esercitazioni
La comunicazione
● Introduzione generale
● Principi di comunicazione
● Comunicazione a una e due vie
● Gli assiomi della comunicazione
● La comunicazione verbale, paraverbale e non verbale
● Come vengono recepite le informazioni
● Le motivazioni del comportamento
● La comunicazione efficace
● L’ascolto attivo
● Conoscere e comprendere l’interlocutore
● Differenza tra comunicare e informare
● L’importanza del contesto della comunicazione
La comunicazione telefonica
● Il telefono: vantaggi e svantaggi
● Le fasi della telefonata
● La gestione del cliente/utente al telefono
● La gestione delle obiezioni e dei reclami
● La gestione dei contatti e degli appuntamenti al telefono
● Le frasi efficaci
● Simulazioni ed esercitazioni pratiche
La comunicazione scritta
● I principali strumenti di comunicazione scritta
● La comunicazione scritta interna (mail, lettere)
● Simulazioni ed esercitazioni pratiche
La gestione e organizzazione del tempo
● Pianificazione attività (to do list)
● Definire le priorità con la matrice di Eisenhower
● Definire le priorità con Pareto
● La negoziazione del tempo
● Simulazioni ed esercitazioni pratiche
La gestione del front office, la reception
● Accogliere le persone nella struttura
● Rispondere alle richieste dell'utenza
● Gestire le telefonate in ingresso e inoltrarle ai destinatari
● Accompagnare gli utenti verso le destinazioni interne alla struttura
● Gestire la posta in entrata e in uscita
● Fatture e DDT
● Organizzare e archiviare documenti
● Fissare appuntamenti e riunioni
● Svolgere funzioni amministrative
● Esercitazioni
La gestione del back office, la segretaria
● Le attività di segreteria ordinaria
● Gestione e smistamento delle chiamate in entrata e della corrispondenza cartacea e via web
● Attività amministrative e gestione documentale
● Redazione di lettere, documenti, relazioni, presentazioni
● Archiviazione di pratiche, documenti
● Accoglienza di ospiti e clienti
● Organizzazione dell'agenda per appuntamenti, visite, riunioni e incontri
● Pianificazione di viaggi di lavoro
● Supporto organizzativo nel lavoro di ufficio
● Simulazioni ed esercitazioni pratiche
Quando si svolge e quanto dura
con pausa pranzo dalle 13.00 alle 14.00
Docenti del corso
