CORSO GRATUITO Addetto alla segreteria e all’accoglienza ON LINE SINCRONO
Destinatari
Candidati a missione di lavoro in somministrazione (sia occupati che disoccupati) iscritti e selezionati da una ApL
Obiettivi:
La segreteria aziendale come fulcro di coordinamento del sistema azienda: il contesto lavorativo e le relazioni interpersonali, le attività di front-office e back-office, gli strumenti di lavoro.Il corso è orientato alla conoscenza dell'ambito lavorativo e alla gestione delle relazioni e della comunicazione con colleghi e clienti, vengono inoltre fornite indicazioni basilari sugli strumenti di lavoro per l'organizzazione e la gestione delle mansioni più comuni
il corso si basa su una visione dell'azienda/organizzazione e dell'attività segretariale come "client-oriented", ovvero dove il cliente è visto come fulcro delle attività svolte dall'azienda stessa che quindi mirano alla sua soddisfazione, al sapersi rapportare con lui (la comunicazione corretta) e al saper offrire un servizio personalizzato, laddove per cliente si comprende sia il cliente interno (collaboratore) sia esterno (acquirente/potenziale acquirente); l'attività segretariale è vista come attività di coordinamento ed interfaccia tra le funzioni aziendali e quindi viene anche spiegata com'è strutturata ed organizzata un'azienda (contesto lavorativo); non da ultime sono fornite nozioni su alcuni strumenti di organizzazione dell'attività lavorativa e nozioni di informatica di base compresi alcuni recenti strumenti (videoconferenze). Una particolarità è l'introduzione dell'argomento creazione del CV per saper mettere in luce capacità professionali e risultati lavorativi.
Il programma:
La figura professionale del Segretario/a amministrativo
• La segretaria nel contesto aziendale
• La segretaria amministrativa, commerciale, di studio legale, di studio medico, di direzione
• Elementi di organizzazione aziendale
• Il rapporto con le diverse figure presenti in azienda
• § Il comportamento da assumere: la discrezione come elemento importante per il ruolo di
• segretario/a
La comunicazione
• Introduzione generale
• Principi di comunicazione
• Comunicazione a una e due vie
• Gli assiomi della comunicazione
• La comunicazione verbale, paraverbale e non verbale
• Come vengono recepite le informazioni
• Le motivazioni del comportamento
• La comunicazione efficace
• L’ascolto attivo
• Conoscere e comprendere l’interlocutore
• Differenza tra comunicare e informare
• L’importanza del contesto della comunicazione
• Individuare l’argomento
• Individuare gli obiettivi
• Riconoscere il proprio stile comunicativo e quello degli altri
La comunicazione telefonica
• Il telefono: vantaggi e svantaggi
• Le fasi della telefonata
• La gestione del cliente al telefono
• La gestione delle obiezioni e dei reclami
• La gestione dei contatti e degli appuntamenti al telefono
• Le frasi efficaci
• Simulazioni ed esercitazioni pratiche
La comunicazione scritta
• I principali strumenti di comunicazione scritta
• La comunicazione scritta interna (mail, lettere)
• Esemplificazioni ed esercitazioni pratiche
L’azienda come organizzazione
• L’organigramma e la matrice delle funzioni
• La politica aziendale e gli obiettivi
• Il diagramma di contesto
• I processi aziendali fondamentali
• La gestione delle risorse
• La realizzazione del prodotto/servizio
L’organizzazione delle attività
• Il ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act)
• L’analisi delle attività (Kipling)
• La pianificazione delle attività (Gantt, To-do list)
• La definizione delle priorità
• Le mappe concettuali e i diagrammi di flusso
• L’analisi dei problemi
Il front office: il punto di contatto tra cliente e azienda
• Le qualità professionali e umane
• La cura di sé e il dressing code
• Orientamento al cliente e la soddisfazione del bisogno
• Struttura, servizio, standing
• La cura dell’ambiente di lavoro
• Prenotazioni, accoglienza, servizio, uscita
• Reazione agli imprevisti
La gestione amministrativa e il back office
• Posta, email, telefonate, agenda (appuntamenti e riunioni)
• La documentazione aziendale: redazione, compilazione, gestione e archivio
• La registrazione dei dati
• Il supporto organizzativo
Informatica di base
• Internet e le ricerche
• Le teleconferenze (Meet, Skype, Zoom)
• Google calendar
• La posta elettronica
• Il pc: uso della tasteria e comandi veloci, i programmi, le risorse
• I documenti in formato elettronico (lettere, tabelle, grafici)
• Creazione e archiviazione dei documenti su pc
• Il Curriculum Vitae in formato europeo
• Creazione di una presentazione, le diapositive e l'inserimento di immagini e video
Quando si svolge e quanto dura
con pausa pranzo dalle 13.00 alle 14.00
